Patrizia Groep's digitale klokkenluidersregeling

Wij hechten waarde aan eerlijkheid, integriteit en transparantie.

Naleving van wetten, regels en interne voorschriften is een topprioriteit voor de PATRIZIA Groep [(omvat PATRIZIA SE en haar directe of indirecte gelieerde ondernemingen ("PATRIZIA Groep")]. Alleen als we handelen in overeenstemming met de wet en met integriteit zullen we de bedrijven van de PATRIZIA Groep, hun werknemers en onze zakelijke partners, klanten, dienstverleners en hun respectievelijke werknemers beschermen. Het klokkenluidersysteem ontvangt concrete aanwijzingen van mogelijk wangedrag door werknemers van de PATRIZIA Groep.

Het vereist de aandacht en de bereidheid van iedereen om bij concrete informatie op overtredingen van de regels te wijzen. Deze kunnen vertrouwelijk worden gemeld bij de klokkenluidersregeling - op elk moment. Dit omvat bijvoorbeeld schendingen van wetten zoals de antitrustwetgeving, corruptie, mensenrechtenschendingen, diefstal of discriminatie.

Bescherming voor alle betrokkenen

De klokkenluidersregeling garandeert de grootst mogelijke bescherming voor klokkenluiders en de betrokkenen. Een onderzoek wordt pas ingesteld na zorgvuldig onderzoek van de informatie en als er concrete aanwijzingen zijn voor een schending van de regels. Informatie wordt op een eerlijke en vertrouwelijke manier behandeld. Discriminatie, intimidatie of vijandigheid als gevolg van een melding aan het klokkenluidersysteem van het bedrijf zal volgens hetzelfde proces worden onderzocht en bestraft.

Een verslag maken - maar doe het goed!

Na ontvangst van de informatie verwerkt onze dienstverlener deze met inachtneming van alle noodzakelijke procedurele beginselen (bv. vertrouwelijkheid, bescherming van klokkenluiders). Om zaken te behandelen en zo nodig passende onderzoeksmaatregelen te nemen, is vaak een dialoog met de klokkenluider nodig. Daarom is het belangrijk dat het klokkenluiden zo concreet mogelijk wordt geformuleerd. Het is nuttig als u de vijf vragen in overweging neemt bij het maken van een verslag:

    Wie? Over wie gaat het? Wie wordt er getroffen?
    Wat? Wat is er gebeurd? Beschrijf de feiten van de zaak.
    Wanneer? Wanneer was het incident?
    Hoe? Hoe vaak gebeurde het?
    Waar? Waar vond het incident plaats?

Klokkenluiders moeten ervoor zorgen dat de beschrijvingen ook door mensen buiten het veld kunnen worden begrepen. Daartoe is het nuttig als zij beschikbaar zijn voor verdere vragen. Als men daartoe bereid is, maar de anonimiteit ten opzichte van de externe compliance officer en het bedrijf moet worden gehandhaafd, kunnen de klokkenluiders gebruik maken van de anonieme meldingskanalen.

Naast de klokkenluidersdeskundige kunnen ook andere kantoren binnen het bedrijf betrokken zijn bij de verwerking van tips. In geval van gegronde tips onderzoekt de Compliance Officer van PATRIZIA SE normaliter de feiten van het geval, zo nodig met behulp van andere interne of externe deskundigen. De externe Compliance Officer werkt ook samen met de afdeling Personeelszaken om de zaak op te helderen en neemt zo nodig maatregelen. Indien het dochterondernemingen van PATRIZIA  betreft, zijn de respectieve bedrijven zelf verantwoordelijk voor de verwerking van de informatie.